Mehr Zeit für
das, was zählt.
Sie begleiten Familien in den schwersten Stunden. Oktavius übernimmt die Verwaltung dahinter — von der Dokumentation bis zur Abrechnung. Kein neues Software-Tool, sondern ein KI-Mitarbeiter, der Ihrem Unternehmen den Rücken freihält.
Die Herausforderung
Familien brauchen Ihre volle
Aufmerksamkeit — nicht der Papierkram.
Zwischen Trauergespräch und Beisetzung liegt ein Berg an Verwaltung: Behördengänge, Koordination, Dokumente, Abrechnungen. Zeit, die eigentlich den Hinterbliebenen gehört.
Dokumente und Behörden
Sterbeurkunden, Abmeldungen, Rentenversicherung, Krankenkasse — jeder Sterbefall bringt ein Dutzend Formulare mit sich. Fehler verzögern alles.
Abstimmung mit vielen Partnern
Friedhof, Kirche, Krematorium, Florist, Steinmetz, Musiker — jeder Beteiligte braucht Informationen, Termine und Bestätigungen. Die Koordination frisst Stunden.
Rund um die Uhr erreichbar
Ein Sterbefall kennt keine Bürozeiten. Die Anfragen kommen nachts, am Wochenende, an Feiertagen — und jede einzelne verdient eine würdevolle Antwort.
Abrechnungen und Kostenvoranschläge
Leistungspositionen zusammenstellen, Fremdkosten einrechnen, Kostenvoranschläge erstellen — in einer Phase, in der Sensibilität wichtiger ist als Kalkulation.
Informationen verteilt
Wünsche der Familie im Gespräch, Termine per Telefon, Dokumente per Mail. Wenn mehrere Sterbefälle parallel laufen, wird es unübersichtlich.
Emotionale Belastung
Sie tragen die Last der Trauer mit — und müssen gleichzeitig Organisation, Verwaltung und Kommunikation stemmen. Unterstützung, die wirklich entlastet, fehlt oft.
Kein Software-Tool.
Stille Unterstützung.
Oktavius ist keine weitere App, die Sie zwischen Trauergesprächen bedienen müssen. Oktavius ist ein digitaler Mitarbeiter, der im Hintergrund arbeitet — und Ihnen den Verwaltungsaufwand abnimmt, damit Sie sich ganz auf die Familien konzentrieren können.
Arbeitet aktiv mit, zeigt nicht nur an
Herkömmliche Software zeigt Ihnen Daten. Oktavius verarbeitet sie: Dokumente werden erstellt, Termine koordiniert, Abrechnungen vorbereitet — automatisch.
Ende-zu-Ende Automatisierung
Nicht nur ein Schritt, sondern der gesamte Verwaltungsprozess. Von der Erstaufnahme über die Behördenkommunikation bis zur fertigen Rechnung.
Versteht Ihr Unternehmen
Oktavius wird auf Ihre Abläufe, Ihre Partner und Ihre Art zu arbeiten eingestellt. Sie passen sich nicht an — Oktavius passt sich an Sie an.
Angepasst auf Ihr Unternehmen
Ihre Abläufe. Entlastet.
Jedes Bestattungsunternehmen arbeitet anders. Oktavius passt sich an Ihre konkreten Prozesse an — nicht Sie sich an ein starres System.
Sterbefälle erfassen
Eingehende Meldungen werden erfasst, strukturiert und als Vorgang angelegt — mit allen relevanten Daten für die nächsten Schritte.
Dokumente und Formulare
Sterbeurkunden, Abmeldungen und Behördenformulare werden automatisch vorbereitet und mit den erfassten Daten befüllt.
Koordination mit Partnern
Terminanfragen an Friedhof, Kirche, Krematorium und weitere Dienstleister werden vorbereitet und Bestätigungen nachverfolgt.
Kostenvoranschläge und Rechnungen
Leistungen und Fremdkosten werden zusammengestellt und als Kostenvoranschlag oder Rechnung zur Freigabe vorbereitet.
Kommunikation
Eingehende Nachrichten werden dem richtigen Vorgang zugeordnet. Antworten, Bestätigungen und Statusmeldungen werden vorbereitet.
Übersicht behalten
Laufende Sterbefälle, offene Aufgaben, ausstehende Dokumente — alles an einem Ort, damit bei parallelen Vorgängen nichts untergeht.
Bereit für
stille Entlastung?
Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Gespräch schauen, wie Oktavius Ihr Bestattungsunternehmen im Hintergrund unterstützen kann.